Ein sich dynamisch wandelnder Energiemarkt mit teils enormen Preisbewegungen stellt Energieversorger vor eine Reihe von Herausforderungen. Zahlungsausfälle nehmen zu und damit auch die Risiken für Anbieter wie die Stadtwerke Aalen GmbH. Die SAP-Lösungen der Litreca AG helfen dem Versorger jedoch, auch in einem schwierigen Umfeld den Überblick über das Finanzmanagement zu behalten.
Der Energieversorger Stadtwerke Aalen GmbH
Schon seit 1867 kümmern sich die Stadtwerke Aalen um die Energieversorgung in der Region. Angefangen hat alles mit Gas für die Straßenbeleuchtung. Heute arbeiten rund 300 Mitarbeiter:innen für das kommunale Unternehmen, das Menschen mit Strom, Wärme, Erdgas sowie Trinkwasser versorgt und sich auch um die Abwasserentsorgung kümmert. Zu den Nebengeschäften gehören unter anderem das örtliche Thermalbad, das städtische Hallenbad, zwei Freibäder sowie mehrere Parkhäuser. Die gemischte Kundengruppe des Versorgers reicht von Haushaltskunden bis hin zu Groß- und Industriekunden innerhalb Deutschlands.
Die Ausgangslage
Bevor die Stadtwerke Aalen GmbH begann, die Anwendungen der Litreca AG in die eigene SAP-Landschaft zu integrieren, verfügte der Energieversorger über keine systembasierte Lösung. Stattdessen erledigten Mitarbeiter die Finanz- und Liquiditätsplanung in Excel und arbeiteten mit vielen Schnittstellen zu anderen Systemen. Diese Herangehensweise war mit einem großen manuellen Aufwand verbunden, was Zeit kostete und nur kurzfristige Prognosen zuließ. Aus diesem Grund entschied sich das kommunale Unternehmen, mithilfe geeigneter Software-Lösungen seine Liquiditäts- und Finanzplanung systembasiert umzustellen – und zwar so, dass auch mittelfristige Prognosen der Zahlungsbewegungen möglich sind, dabei spielte die Finanzdisposition eine zentrale Rolle.
Wie unterstützen die implementierten Software-Lösungen die Stadtwerke Aalen GmbH dabei, ihre Ziele zu erreichen?
Die Zusammenarbeit mit der Litreca AG geht auf die Empfehlung benachbarter Stadtwerke zurück. Es hat sich herumgesprochen, dass das Unternehmen mit den Anforderungen der Energieversorgerbranche besonders vertraut ist. Die Stadtwerke Aalen GmbH entschied sich nach Recherchen und Anbieter-Vergleichen dazu, die Anwendungen Ltc|receivables energy in SAP® (Forderungsmanagement), Ltc|accountbook in SAP® (automatische Kontoauszugsverarbeitung) und das Ltc|treasury in SAP® (Treasury Management) direkt in ihre SAP-Infrastruktur zu integrieren.
Welche Ziele verfolgt der Energieversorger damit?
1. Mehr Transparenz
Eines der Hauptziele der Stadtwerke Aalen GmbH ist und war es, mehr Transparenz zu schaffen. Von transparenteren Abläufen profitiert jedes Unternehmen – bei Energieversorgern ist diese Optimierung jedoch besonders dringlich. In den nächsten Jahren stehen sie vor der großen Herausforderung, ihre Ressourcen und Kapazitäten noch mehr für den Umstieg auf erneuerbare Energie zu nutzen. Auch die großen Preissprünge auf den Energiemärkten sind für Versorger selten folgenlos, da sie mit immer mehr Zahlungsausfällen zu kämpfen haben und auch die deutlich gesteigerten Beschaffungskosten die Liquidität maßgeblich beeinflussen.
Angesichts dieser herausfordernden Gemengelage ist ein funktionierendes Forderungsmanagement für Energieversorger unabdingbar, um sich erfolgreich zu positionieren.
Das Ziel des Forderungsmanagements besteht darin, Zahlungsausfälle so weit wie möglich zu reduzieren. Entscheidend ist dabei die Überwachung zahlungsschwacher Kunden und Lieferanten.
Mit Ltc|receivables energy in SAP® gelingt es der Stadtwerke Aalen GmbH, diese Kunden rechtzeitig zu identifizieren und dadurch das Risiko ausfallender Forderungen zu senken.
Die Anwendung macht es leicht, den Überblick über sämtliche Vorgänge zu behalten. Dabei spielt der Faktor Zeit eine zentrale Rolle. Excel-Tabellen müssen über verschiedene Quellen mit Informationen gefüllt werden, bevor sich mit ihnen arbeiten lässt. Zudem müssen diese immer wieder aktualisiert werden. Ltc|receivables energy in SAP® liefert Daten tagesaktuell, das gilt auch für besonders große Datenmengen. Die komplett in SAP integrierte Lösung bündelt Forderungsüberwachung, Kontenklärung und Reklamationsavisbearbeitung. Eine Vielzahl an Funktionen trägt dazu bei, auch komplexe Arbeitsabläufe transparenter zu gestalten. Automatische Frühwarnindikatoren und Kenngrößen verhindern beispielsweise, dass ausstehende Forderungen übersehen werden.
Ltc|receivables energy in SAP® unterstützt das Forderungsmanagement der Stadtwerke Aalen GmbH unter anderem auch bei Zahlungseingängen, OP-Listen (offener Posten-Listen) und Forderungsbestandslisten.
Ein Höchstmaß an Transparenz hilft dem Versorger auch bei der Finanz- und Liquiditätsplanung.
Dank der Lösung Ltc|treasury in SAP® ist es für Treasurer ein Leichtes, sich ein konsistentes und vollständiges Bild der aktuellen Finanz- und Liquiditätssituation zu machen, ohne dazu die SAP-Systemlandschaft verlassen zu müssen.
Die Anwendung kann die kurzfristige Liquidität in tabellarischer Form darstellen, doch auch die rollierende Cash-Flow-Planung für die kommenden zwölf Monate ist möglich. Das Treasury-Management kann von einem optionalen Frühwarnsystem profitieren, dem sogenannten Cash-Monitoring, das Über- oder Unterdeckungen der Konten automatisch entdeckt und – sofern gewünscht – sofort ausgleicht.
2. Digitalisierung und Effizienzsteigerung
Mit den Neuerungen in ihrer SAP-Systemlandschaft verfolgt die Stadtwerke Aalen GmbH das Ziel, ihre Prozesse weiter zu digitalisieren und dadurch die vorhandenen Ressourcen effizienter zu nutzen. Zunächst gab es im Unternehmen eine gewisse Skepsis gegenüber den Veränderungen im alltäglichen Arbeitsablauf, die jedoch schnell einer großen Akzeptanz und Zufriedenheit Platz machten. Es hat sich gezeigt, dass die drei Software-Lösungen der Litreca AG vieles vereinfachen und erleichtern.
In den Bereichen Netzservice, Finanzbuchhaltung und Forderungsmanagement ist es dem Energieversorger gelungen, die Arbeitsabläufe deutlich effizienter zu gestalten.
Ein wichtiger Punkt ist dabei die komfortable Bedienung. Das gilt beispielsweise für die REMADV- oder Invoice-Verarbeitung durch Ltc|receivables energy in SAP®. Dank dieser Anwendung lassen sich Verarbeitungsmöglichkeiten nutzen, die im Hintergrund ablaufen. Sämtliche Arbeitsschritte laufen in einer Lösung ab und erfolgen direkt aus dem Monitoring heraus, was zu einem deutlich weniger kleinteiligen Arbeiten führt. Eingehende Reklamationen lassen sich komfortabel überwachen und bearbeiten. Mithilfe einer zentralen Oberfläche können alle erforderlichen Informationen auf einem Blick dargestellt werden.
Zu effizienteren Arbeitsabläufen trägt auch die automatische Kontoauszugsverarbeitung Ltc|accountbook in SAP® bei, mit deren Hilfe sich Bankbuchungen sowie die Kontierung von Kundenzahlungen automatisieren lassen.
Ihr Wert besteht darin, Routineaufgaben auf ein Minimum zu reduzieren, sodass den Mitarbeiter/innen mehr Zeit für anspruchsvollere Finanzaufgaben bleibt. Auch die manuelle Nachbearbeitung gestaltet sich sehr einfach und begünstigt einen intuitiven Workflow. Die Benutzeroberfläche überzeugt mit Einfachheit und Übersichtlichkeit. Das System liest (auf Wunsch) die Zahlungsdateien der Bank jobgesteuert ein, um sie anschließend selbstständig abzugleichen und zu buchen – dafür genügt bereits die Basisinstallation. Um Einstellungen zu ändern, muss die IT-Abteilung nicht hinzugezogen zu werden. Die Finanzabteilung kann, bei entsprechender Berechtigung, auch selbst Anpassungen vornehmen. Die Softwarelösung ist so flexibel, dass sie sich genau an die spezifischen Anforderungen der Ver- und Entsorgerbranche anpassen lässt.
Ein hohes Maß an Flexibilität ermöglicht auch die Software-Lösung Ltc|treasury in SAP®.
Die Stadtwerke Aalen GmbH nutzt diese, um ihre Finanz- und Liquiditätsplanung zu optimieren. Mithilfe modularer Bausteine lässt sich innerhalb von SAP ein vielseitiges Treasury-System bauen, das auf einer breiten Datenbasis fußt und über umfassende Funktionen verfügt. Im Cash-Monitor können Treasurer einfach per Drag-and-Drop Beträge von einem Konto auf ein anderes übertragen. Das Einzige, worum sich das Treasury-Team selbst kümmern muss, ist die Freigabe.
3. Bessere Qualität der Auswertungen und des internen Reportings
Die Litreca-Anwendungen helfen der Stadtwerke Aalen GmbH nicht nur dabei effizienter zu arbeiten, sie verbessern auch die Qualität der Ergebnisse und des internen Reportings. Dem Energieversorger sind nun eine Reihe von Auswertungsmöglichkeiten zugänglich, die ihm vorher nicht zur Verfügung standen.
Insgesamt kommt das Unternehmen zu der Einschätzung, dass sich sein Berichtswesen durch Ltc|receivables energy in SAP® und Ltc|treasury in SAP® qualitativ verbessert hat und wesentlich schneller abläuft.
Um dies zu verstehen, lohnt sich beispielsweise ein genauerer Blick darauf, wie Ltc|receivables energy in SAP® OP-Listen zugänglich macht. Die Liste ermittelt nicht nur die offenen Posten der Endkunden, die sie bei den fakturierenden Serviceanbietern haben. Darüber hinaus werden sie mit allen Informationen angereichert, die für den Prozess relevant sind, um dann als Bericht zur Verfügung gestellt zu werden. Diese Berichte eignen sich sowohl für die Kontenabstimmung als auch für die Marktkommunikation.
Die Treasury-Abteilung profitiert davon, dass sich mit der integrierten TMS-Anwendung alle Vorgänge lückenlos dokumentieren lassen. Eine gleichbleibend hohe Qualität der dabei verwendeten Daten ist jederzeit gewährleistet, was Aspekte wie Richtigkeit, Vollständigkeit oder Schutz vor Verfälschung und Verlust angeht. Dadurch ist Treasurern ein revisionssicheres Arbeiten möglich. Jedoch nicht nur ihnen, da mehrere Abteilungen die verschiedenen Module bereichsübergreifend nutzen können, beispielsweise in Form von Ad-hoc-Berichten.
Zusammenarbeit und Ausblick
Obwohl die Einführung der Module Ltc|receivables energy in SAP® und Ltc|accountbook in SAP® aufgrund der Corona-Pandemie nur mithilfe von Remote-Sitzungen möglich war, verlief die Implementierung reibungslos. Das beeinträchtigte die Schulungen keinesfalls. Die Einführung im Treasurybereich fand, aufgrund der Komplexität der Abläufe, vor Ort statt.
Für die Zukunft plant die Stadtwerke Aalen GmbH, den eingeschlagenen Weg fortzusetzen. Der Versorger will die Digitalisierung in sämtlichen Bereichen weiter vorantreiben, die Effizienz weiter steigern und dadurch noch mehr freie Ressourcen schaffen, um der Gemengelage gut entgegenzusteuern. Noch ungenutzte Möglichkeiten im Reporting können gehoben und interne Workflows angepasst werden, so kommt den drei Lösungen eine zentrale Rolle in der Finanzabteilung zu.
