Der Weg zum strukturierten Zahlungsprozess

Lästige manuelle Eingaben, viele Abstimmungsprozesse und verworrene Strukturen im Zahlungsprozess – das war dem Schaumweinhersteller Henkell Freixenet auf Dauer zu umständlich. Mithilfe des Tools Ltc|bank in SAP gelang es dem Unternehmen, den Aufwand bei Zahlungsprozessen um mehr als zwei Drittel zu verringern.

Auf dem Weg zu einem optimierten Treasury hat Henkell Freixenet den Zahlungsprozess neu aufgestellt. Dadurch konnte der Aufwand im gesamten Zahlungsverkehr maßgeblich verringert werden, berichtet Martin Smolka, der bei dem Schaumweinhersteller im Bereich „Finanzen Deutschland Zahlungsverkehr“ arbeitet.

Bis Ende 2017 hatten die Wiesbadener einen Zahlungsprozess, der verschiedene dezentrale E-Banking-Systeme beinhaltete. Dies war risikobehaftet, fehleranfällig sowie kosten- und wartungsintensiv, weil Henkell-Mitarbeiter Daten händisch eingeben mussten. Dem Schaumweinhersteller fehlte zudem eine Übersicht über die konzernweiten Zahlungsströme, denn die verschiedenen Standorte handhabten die Freigabeprozesse unterschiedlich. Zudem fehlte es an einheitlichen Reportingmöglichkeiten für die 30 Tochtergesellschaften. Das führte dazu, dass die Mitarbeiter im Treasury die Arbeitsabläufe manuell ausführen mussten, was sehr zeitintensiv war.

Zahlungsverkehr in das ERP-System integrieren

Smolkas Ziel war es, den Zahlungsverkehr in das unternehmensweite ERP-System von SAP zu integrieren und die Strukturen so zu vereinfachen. Zuerst kümmerte sich das Unternehmen um die Kontoauszugsverarbeitung, die Ende 2017 in SAP implementiert wurde. Die Kontoauszüge werden seitdem täglich über den integrierten Webservice elektronisch bei verschiedenen Banken abgerufen. Nach den ersten Überlegungen einer Fusion mit Freixenet (den Zukauf tätigte Henkell im August 2018) kam der zweite Schritt: eine Neuaufstellung des Bankzahlungsverkehrs. „Die Fusion mit Freixenet hat die Umstellung zwar nicht ausgelöst, aber beschleunigt“, blickt Smolka zurück. Unterstützung bei der Neuaufstellung des Zahlungsprozesses fand Henkell bei der Litreca AG.

Im Rahmen des Projekts „Treasury-Optimierung des Bankzahlungsverkehrs“ analysierte Henkell Freixenet zunächst die Ist-Situation des Bankensystems: verschiedene externe Bankensysteme im Inland und Shared Service Center, Systembrüche und somit keine automatischen Schnittstellen zu SAP sowie ein hoher manueller Bearbeitungsaufwand. Zudem, so berichtet Smolka, hantierte Henkell mit einer „teiloptimierten Bankenlandschaft“: zwei Hauptbanken im Inland – die Deutsche Bank und die Commerzbank – sowie diverse Nebenbanken im In- wie im Ausland.

Vorarbeit ist das A und O

Bevor die Software Ltc|bank in SAP integriert werden konnte, hieß es für Smolka und seine Abteilung, viel Vorarbeit zu leisten. „Das war mehr Arbeit als erwartet“, resümiert Smolka. Etliche Fragen mussten geklärt werden: Welche Bankenanbindungsarten sind besonders wichtig? Welche Konten werden noch gebraucht? Von welchen Banken können wir uns trennen, um den Prozess zu verschlanken? Und welches Finanzierungsvolumen ist davon betroffen?

Daraufhin fiel die Entscheidung, sich von den diversen Nebenbanken zu trennen und im Inland nur noch mit den beiden bereits bestehenden Hauptbanken weiterzuarbeiten. „Das bedeutete zwar neue Ebit-Scannungen, dafür vermeiden wir aber zu viele lästige Schnittstellen“, so Smolka.

Ebenso musste geklärt werden: Welche Zahlungsformate sind vorhanden und werden benötigt? Wie ist der Status mit Blick auf den Nachrichtenstandard ISO 20022/XML – CGI? Welche Strategie braucht es bei der Formatumstellung: Soll diese inhouse erfolgen (IT) oder ausgelagert werden? „Vor der Umstellung hatten wir alle Dateien in einem Windows-Verzeichnis und mussten sie manuell in unterschiedliche Systeme mit verschiedenen Berechtigungen hochladen“, sagt Smolka.

Diese Aufgabe übernimmt jetzt ein sogenannter Kommunikationsserver, der den Datenaustausch mit den Hausbanken steuert. Der Schaumweinhersteller kann so alle Zahlungsvorgänge lückenlos im gesamten Prozesszyklus verfolgen. Für Erleichterung sorgt auch die Einführung der „Verteilten elektronischen Unterschrift“, mit der sich Zahlungsaufträge unabhängig von Ort und Zeit autorisieren lassen: Dabei wird an einem Firmenstandort eine Zahlung erstellt und unterzeichnet (Erstunterschrift) an den Bankrechner geschickt.

Dieser wiederum leitet die Zahlungsaufträge an die Firmenzentrale von Henkell Freixenet weiter, wo sie per Zweitunterschrift freigegeben werden. Wenn der Bankrechner beide Unterschriften als zeichnungsberechtigt anerkennt, wird die Zahlung ausgelöst. Der klare Vorteil der neuen, vereinfachten Kommunikation ist für Smolka eine „enorme Zeiteinsparung bei der Bankenverwaltung“.

Nordische Länder müssen noch umgestellt werden

Seinen neuen Zahlungsprozess hat Henkell Freixenet nicht nur für Deutschland aufgesetzt, sondern auch für seine internationalen Geschäfte. Auch die europäischen Standorte profitieren davon: „Nur noch drei nordische Länder stehen aus. Sie werden Anfang 2020 in das Tool Ltc|bank in SAP integriert werden“, visiert Smolka an. Im Ausland arbeitet Henkell zusätzlich noch mit der schwedischen Großbank SEB zusammen, die insbesondere den skandinavischen Markt gut abdeckt.

Insgesamt hat Smolka mit Ltc|bank in SAP für Henkell eine Lösung gefunden, die bankenunabhängig ist: „Wir können nun Nutzer, neue Konten und Banken viel schneller in das System integrieren als vorher. Vordefinierte Freigaben sorgen für einen leichteren Workflow, Dateien können, wenn nötig direkt an Folgesysteme wie Ltc|treasury oder Ltc|accountbook weitergeleitet werden, Schnittstellen werden reduziert, und wir arbeiten mit einem Straight Through Processing und der direkten Verbindung mit vor- und nachgelagerten Systemen (Buchungssystem, Treasury Management System, SAP etc.). Dabei werden wir nicht nur viele Kosten, sondern auch sehr viel Arbeitsaufwand sparen“, sagt Smolka. Allein die Kontoauszugsverarbeitung, also die automatische Buchung, erreiche eine Erfolgsquote von 85 Prozent. Die restlichen 15 Prozent seien Sonderfälle, die noch manuell verarbeitet werden müssten.

Weniger Aufwand, weniger Risiko

Auch in puncto Transparenz und Compliance profitiert Henkell Freixenet von der Umstellung des Zahlungsprozesses, wie Christian Studt, Key Account Manager der Litreca AG, ausführt. Für ihn liegen die Vorteile auf der Hand: „Es gibt keine Medienbrüche und Manipulationsmöglichkeiten, die Dokumentation aller Vorgänge erfolgt lückenlos, und alle Daten werden in SAP vorgehalten. Das Programm ist revisionssicher und entspricht den höchsten Qualitätsstandards für Sicherheit und Compliance.“

Mit der Neuaufstellung im Zahlungsverkehr und der automatisierten Kontoauszugsverarbeitung sind die Verbesserungen im Treasury von Henkell Freixenet jedoch noch nicht vorbei. Auch für die nächsten Jahre steht einiges auf der Agenda: Dazu zählen unter anderem die Integration des Berichtswesens sowie des Forderungs- und Liquiditätsmanagements in das Litreca-Tool.