Viele Unternehmen drohen in der Flut an Daten zu ertrinken. Doch ein paar einfache Anpassungen wie die automatisierte Verarbeitung von Kontoauszügen können zum Rettungsanker werden.
Eine der größten Herausforderungen der heutigen Zeit ist die Flut der zu verarbeitenden Daten und Informationen; gleichzeitig steigt das tägliche Arbeitspensum für den Einzelnen – und der Fachkräftemangel lässt so manche vakante Stelle dauerhaft unbesetzt. Wer alle Aufgaben bewältigen möchte, muss Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung nutzen, die ihm zur Verfügung stehen. Eine davon ist, wiederkehrende Abläufe wie die tägliche Buchung von Kontoauszügen zu automatisieren.
Im Rahmen einer aktuellen Umfrage unter 84 mittelständischen Unternehmen zeigt sich, dass ein Drittel der Unternehmen das Potenzial von Automatisierung in der Buchhaltung nicht voll ausschöpft. Dabei ist das Potenzial enorm: Die manuelle Verarbeitung von Kontoauszugsdaten bedeutet einen starken Medienbruch, da Unternehmen zwar die Daten elektronisch übermitteln, im Nachgang aber häufig noch ausdrucken und Zahlungen im System manuell zuordnen. Die Konsequenz ist nicht nur ein hoher Zeitaufwand, sondern auch, dass die Kostenkurve mit zunehmender Komplexität der Daten steigt.
Softwarelandschaft wichtig
Auf dem Markt gibt es vielfältige Lösungen, die eine automatische Verarbeitung von Kontoauszügen versprechen. Bei der Wahl des richtigen Produkts spielt vor allem die Aufstellung im eigenen Unternehmen eine große Rolle. Mittlerweile berücksichtigen viele Mittelständler oft auch die bereits vorhandene Softwarelandschaft. Der Trend hin zum integrierten System anstatt einzelner Lösungen ist erkennbar und trägt dem angestrebten Vereinfachungsansatz Rechnung.
Eine wenig invasive Möglichkeit für Unternehmen: Ein Add-in für SAP, wie z.B. unsere Lösung Ltc|accountbook in SAP, kann eine direkte Verarbeitung elektronischer Kontoauszüge in der gewohnten Arbeitsumgebung ermöglichen, wodurch Treasury-Mitarbeiter schnell in die gewünschte Anwendung gelangen. Oberstes Ziel ist dabei, Wiederholungsvorgänge weitestgehend in SAP voll zu automatisieren und eine Buchungsquote von bis zu 99 Prozent zu erreichen. Die mögliche Zuordnung hängt zum Teil von der Branche des Unternehmens ab und von der möglichen Einbindung von Avisen, was aber meist mit einer Testinstallation der angebotenen Software geprüft werden kann.
Der Ansatz nicht nur direkt Ressourcen im Accounting. Die Gründe, die für eine Automatisierung in der Finanzbuchhaltung sprechen, sind vielfältig. Oft gerät beispielsweise in Vergessenheit, dass auch andere Prozesse und Abteilungen davon profitieren, wenn die Datenbasis tagesaktuell ist. Der Mittelstand favorisiert zudem eindeutig, unabhängig von IT-Ressourcen zu sein, was auch in der Umfrage als Hauptargument genannt wird. So können Unternehmen dies umsetzen, wenn der Fachbereich Regeln für die Anwendung direkt definiert und einpflegt, ohne dass IT-Ressourcen eingeplant werden müssen. Die Dauer der Umstellung von einer manuellen auf die automatische Verarbeitung von Kontoauszügen ist abhängig von den unternehmenseigenen Spezifika; im Idealfall und bei der Abbildung gängiger Themen ist eine Umsetzung innerhalb von zwei Wochen oder – je nach Komplexität – in bis zu drei Monaten möglich.
Durch eine integrierte und skalierbare Software können Unternehmen letztlich flexibel auf sich ändernde Gegebenheiten reagieren und unterstützen das Unternehmensziel der ökonomischen Nachhaltigkeit. Ist der Softwareanbieter noch Experte in gängigen Technologien wie SAP S / 4 Hana, Cloud und Machine Learning, könnte die Automatisierung der Kontoauszugsverarbeitung der erste Schritt in die Zukunft der Treasury-Abteilung sein.
Das Whitepaper liefert Ihnen einen Überblick zu Funktionsweisen und Implementierungsmöglichkeiten für eine automatisierte Verarbeitung von Kontoauszügen.
