Ein zuvorkommender und reibungsloser Service wird gerade in der Tourismusbranche groß geschrieben. Dies gilt nicht zuletzt für die schnelle und korrekte Abwicklung von Zahlungen und Erstattungen, wie sie etwa regelmäßig bei Hotelbuchungen auftreten. Doch um in solchen Fällen stets zeitnah und zielgerichtet handeln zu können, müssen die entsprechenden Finanzabteilungen zu jedem Zeitpunkt einen genauen Überblick über das aktuelle Finanzgeschehen behalten. Dies trifft in besonderem Maße auf international tätige Akteure wie das in Bad Arolsen ansässige Unternehmen H-Hotels GmbH zu, das in unterschiedlichen europäischen Ländern eine Vielzahl an Hotels betreibt. Neben hochwertigen Übernachtungsmöglichkeiten für Geschäftsreisende und Urlaubsgäste bietet die familiengeführte und rund 2500 Mitarbeiter umfassende Hotelgruppe hierbei etwa ebenso eine Reihe zusätzlicher Serviceleistungen für die Ausrichtung von Tagungen und Konferenzen an.
Aus Sicht des Treasury Managements gehen die alltäglichen Arbeitsläufe in einem solch vielschichtig angelegten Geschäftsfeld jedoch zugleich mit einer Reihe spezieller Anforderungen einher, für welche sich die herkömmlichen Verfahrensweisen nur noch als bedingt ausreichend erweisen. Aus diesem Grund hat sich die H-Hotels GmbH nach einer internen Sondierung bewusst für die Einführung des Treasury Management Systems der Litreca AG entschieden, mit dem sich die anfallenden Arbeitsprozesse auf flexible Weise optimieren und zukunftsfähig gestalten lassen.
Den speziellen Anforderungen der Touristikbranche effizient begegnen
Als eine der größten Herausforderungen in der Alltagspraxis merkt die H-Hotels GmbH den generellen Umstand an, dass in der Touristikbranche eine Vielzahl spezifischer Finanzverwaltungssysteme zum Einsatz kommen, die sich nur schwer aufeinander abstimmen lassen. Nicht nur führt dies in vielen Arbeitsschritten zu einem erhöhten Zeitaufwand. Sondern im selben Moment steigt durch diese Abstimmungsprobleme das Risiko für auftretende Fehler in einem erheblichen Maße. Gerade bei der Expansion ins europäische Ausland gelangte die Arbeit mit den in Deutschland weit verbreiteten Formaten Datev und Excel deshalb schnell an ihre Grenzen.
Als international tätiger Akteur ist die H-Hotels GmbH zudem täglich mit Finanzbewegungen in Fremdwährungen konfrontiert, die von den Treasurern besondere Aufmerksamkeit erfordern. Dies gilt vor allem dann, wenn die entsprechenden Finanzbewegungen unterschiedliche Bankkonten von Unternehmenstöchtern betreffen, die jeweils gesonderten Bestimmungen unterliegen. Gerade in diesen Fällen hat es bisher oftmals an einem unterstützenden System gemangelt, das mit seinen automatisierten Arbeitsprozessen gleichermaßen für mehr Transparenz und Effizienz bei der kaufmännischen Abwicklung sorgt. Generell sollte die Software hierbei zugleich über ein mehrstufiges System bei der Zahlungsfreigabe verfügen, um bei Zahlungsausgängen die allgemeinen Sicherheitsstandards der H-Hotels GmbH zu gewährleisten.
Darüber hinaus legt das Unternehmen auf den Aufbau eines zentralisierten Treasury Management Systems Wert, mit dem flexibel auf zukünftige Entwicklungen reagiert werden kann. Neben der Abbildung des aktuellen Geschäftsgeschehens kommt also nicht zuletzt den möglichen Erweiterungsoptionen des Systems eine entscheidende Rolle zu. Bei einer Struktur von gut 100 konzerninternen Unternehmen mit mehr als 500 verschiedenen Bankkonten sind für den Konzern H-Hotels GmbH in diesem Kontext etwa Funktionen für ein optimiertes Enterprise-Resource-Planning (ERP) von besonderem Interesse. Ein weiterer Fokus liegt zudem auf der effizienten Verwaltung von unterschiedlichen Cash Pools innerhalb des Konzerns sowie auf Systemlösungen zur erfolgreichen Begleitung der zukünftigen Internationalisierungsprozesse.
Wie die H-Hotels GmbH von der Einführung des Ltc|treasury-Systems profitiert
Neben dem attraktiven Preisniveau begründet die H-Hotels GmbH seine Entscheidung für die Software vor allem mit deren modularem Aufbau, der das zeitnahe Reagieren auf zukünftige Entwicklungen unproblematisch und flexibel ermöglicht. Aktuell kommt das System bei H-Hotels schwerpunktmäßig an der Schnittstelle zwischen Banken und Finanzbuchhaltung zum Einsatz, wobei das System die Kontoumsätze stets aktualisiert von den Banken abruft und diese automatisch in die Buchhaltung überspielt.
Da sich Ltc|treasury zudem hervorragend für das Management von unterschiedlichen Währungen eignet und über das Electronic Billing & Customer Support-System (EBCS) die Kommunikation mit ausländischen Finanzinstituten erleichtert, erfüllt es die unternehmensspezifischen Anforderungen auch auf weiteren Ebenen in optimaler Weise. Entsprechend führt die H-Hotels GmbH als einen der größten Vorteile der Systemeinführung die ganzheitliche Abwicklung des Zahlungsverkehrs an, die sich in einem zweiten Schritt als fundierte Grundlage für nachgelagerte und kurzfristige Liquiditätsplanungen zeigt. Als einheitliche Plattform erlaubt das System darüber hinaus in vielfältigen Situationen eine transparentere und effizientere Kommunikation mit den diversen Bankinstituten.
Um das Potenzial der Software in idealer Weise ausschöpfen zu können, beabsichtigt die H-Hotels GmbH in unmittelbarer Zukunft außerdem die Einführung eines neuen ERP-Systems, durch welches sich die kurzfristige Liquiditätsplanung noch stärker in das Treasury Management System verlagern lässt. Generell erfährt das System hierbei eine hohe Akzeptanz innerhalb der Belegschaft, wobei die H-Hotels GmbH die frühe Einbindung aller relevanten Mitarbeiter in die Projektplanung und -umsetzung als wesentliches Erfolgskriterium anführt.
